Onze privacy regels
Step by Step Huldenberg vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Step by Step Huldenberg vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Als Step by Step Huldenberg vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Step by Step Huldenberg vzw Zetel: Hoevestraat 17 Ottenburg Emailadres: stepbystep.privacy@gmail.com
1.1 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door step by step Huldenberg vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van step by step Huldenberg vzw (uitvoering overeenkomst, contractuele basis)
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
- Aansluiten van leden bij Danssport Vlaanderen (lidmaatschapsovereenkomst, contractuele grond)
- Om te voldoen aan de vrijwilligerswetgeving (vrijwilligersovereenkomst, contractuele grond)
1.2 Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer (enkel voor vrijwilligers van toepassing)
- Rijksregisternummer (enkel voor vrijwilligers van toepassing)
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum
Indien U het noodzakelijk acht om onze lessen op een veilige manier te volgen, kan U bij inschrijving ook medische informatie doorgeven.
Wanneer je deelneemt aan onze lessen, kunnen er daar beeldopnames gemaakt worden. Dit doen we omdat we trots zijn op onze werking en onze mensen en omdat we veel belang hechten aan authentiek beeldgebruik in onze communicatie. Word je liever niet in beeld gebracht, dan kan je ons dat op dat moment laten weten en zullen we dat uiteraard respecteren. Onze voorstellingen, workshops en toonmomenten vallen onder de categorie publieke evenementen. Hier worden vrijwel standaard foto’s worden genomen. Voel je je daar niet comfortabel bij, dan kan je dat altijd op de dag zelf laten weten aan de fotograaf zelf of aan één van onze Step by Step medewerkers!
1.3 Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door de bestuursleden van de vereniging, de algemene sportcoördinator en jeugdsportcoördinator.
1.4 Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, ...);
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Ledenadministratie Danssport Vlaanderen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
1.5 Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
1.6 Bewaartermijn
Step by Step Huldenberg vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Step by Step Huldenberg vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar, zo kunnen we U op de hoogte houden van onze activiteiten.
Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens Step by Step Huldenberg vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
1.7 Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres (stepbystep.privacy@gmail.com) kun je ons hiervoor contacteren.
Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
1.8 Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35 1000 Brussel https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
1.9 Wijziging privacyverklaring
Step by Step Huldenberg vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen.
De laatste wijziging gebeurde op 24/05/2018.